会社を辞める決意をしたとき、多くの方が最初に直面するのが「退職届をどう書けばよいのか」という問題ではないでしょうか。
退職届は、会社に対して退職の意思を正式に伝えるための重要な書類のひとつであり、書き方やマナーを間違えると、円満退職の妨げになってしまうこともあるかもしれません。
特に手書きで退職届を作成する場合は、「何を書けばよいのか」「どんな用紙を使えばよいのか」「正しい形式があるのか」など、迷う点が多いかもしれません。
今回の記事では、手書きの退職届の書き方の基本から、例文・注意点・よくある疑問まで幅広くご紹介します。
退職届の作成を控えている方や、マナーをしっかり押さえておきたい方にとって、参考になる内容をお届けできればと思います。
ぜひ最後までお読みいただき、スムーズな退職手続きの参考にしてみてください。
退職届の手書きの書き方と例文を知る前に押さえておきたい基礎知識
退職届の例文や書き方を参考にする前に、まず退職届の基本的な役割や、退職願との違い、提出のタイミングなどを理解しておくことが大切といえるでしょう。
ここでは、退職届に関する基礎知識をわかりやすくご紹介します。
退職届と退職願の違いとは
退職届と退職願は、似ているようで意味が異なる書類とされています。
「退職願」は「退職させていただきたいと願い出る」書類であり、会社側が承認するかどうかの余地が残る形式の書類です。
一方「退職届」は「退職することを届け出る」書類であり、退職の意思を一方的に通知する性格を持つとされています。
法律的には、民法第627条に基づき、退職の申し出から2週間が経過すれば雇用契約は解除できると考えられていますが、実務的には会社の就業規則に沿った手続きを踏むことが一般的です。
会社によっては「退職届」と「退職願」のどちらを提出するかが就業規則で定められていることもあるため、事前に確認しておくことが望ましいでしょう。
混同されやすい二つの書類ですが、提出の目的や状況に応じて使い分けることが求められるかもしれません。
退職届を手書きで作成するメリットと意味
現代ではパソコンで文書を作成することが一般的ですが、退職届については手書きで作成することを求める会社も少なくないようです。
手書きの退職届が求められる背景には、「本人が自ら意思を持って書いた」という証明になりやすいという点があると考えられます。
また、手書きの文書は筆跡が残るため、後になって「提出していない」「意思がなかった」といったトラブルを防ぐ意味合いもあるかもしれません。
会社から特に指定がなければパソコン作成でも問題ないとされる場合が多いですが、手書きのほうが丁寧・誠実な印象を与えやすい場面もあるでしょう。
手書きならではの温かみや誠意が伝わりやすいという側面もあり、特に長年お世話になった職場への退職届には、手書きが好まれることがあるかもしれません。
退職届を提出するタイミングと手順
退職届の提出タイミングについては、会社の就業規則に従うことが基本とされています。
一般的には退職希望日の1ヶ月〜2ヶ月前に提出することが多いといわれていますが、就業規則によっては「3ヶ月前」と定めているケースもあるかもしれません。
まず直属の上司に口頭で退職の意思を伝え、その後退職届を提出するという流れが一般的とされています。
書面の提出前に口頭での意思表示を済ませておくことで、会社側が引き継ぎや後任の準備をしやすくなると考えられます。
退職届の提出先は、直属の上司や人事部門となることが多いですが、会社の指示に従うことが基本です。
封筒に入れて渡す際には、封筒の表面に「退職届」と明記し、裏面に自分の所属部署と氏名を書いておくと丁寧な印象を与えられるかもしれません。
退職届に必要な基本要素
退職届には、いくつかの基本的な要素を含めることが一般的とされています。
まず「タイトル」として「退職届」という文言を中央上部に記載することが一般的です。
次に「退職の意思と理由」として、退職する旨と理由（一身上の都合など）を記載します。
続いて「退職希望日（退職予定日）」として、具体的な年月日を明記することが重要です。
「提出日」として、退職届を作成・提出した日付を記載します。
最後に「所属部署・氏名・捺印」を記載し、宛名として「会社名・代表者名」を書き添えることが一般的な構成とされています。
これらの要素を過不足なく盛り込むことで、書類としての正確性が高まると考えられます。
手書き退職届の書き方と例文【基本スタイル】
ここでは、手書き退職届の実際の書き方と、すぐに参考にできる例文をご紹介します。
記入する要素ごとのポイントも合わせてお伝えします。
縦書き退職届の書き方と例文
日本のビジネス文書では、退職届は縦書きで作成することが伝統的なスタイルとされています。
縦書きの場合の基本的な構成と例文は以下のとおりです。
【縦書き退職届の例文①：シンプルな基本スタイル】
退職届
私儀、このたび一身上の都合により、
誠に勝手ながら令和○年○月○日をもちまして
退職いたしたく、ここにお届け申し上げます。
令和○年○月○日
○○部 ○○○○ 印
○○株式会社
代表取締役社長 ○○○○ 殿縦書きでは、タイトル「退職届」を中央上部に記載し、本文は行の頭を1文字下げて書き始めることが一般的です。
日付・氏名は本文の下部に記載し、宛名（会社名・代表者名）は氏名よりも下の位置（縦書きの場合は左側）に記載するのが基本とされています。
「私儀（わたくしぎ）」という表現は、「私のことですが」という謙遜の意味を持つ文語的な書き出しとして使われることが多く、フォーマルな退職届では多く見られる書き方のひとつといえます。
横書き退職届の書き方と例文
横書きの退職届も、会社によっては一般的に受け入れられている場合があります。
特に会社指定の書式が横書きである場合や、パソコン作成が主流の職場では横書きが使われることもあるでしょう。
【横書き退職届の例文②：シンプルな横書きスタイル】
退職届
私は、このたび一身上の都合により、令和○年○月○日をもちまして
退職いたしたく、ここにお届け申し上げます。
令和○年○月○日
○○部 ○○○○ 印
○○株式会社
代表取締役社長 ○○○○ 殿横書きの場合も、タイトルは中央に配置し、日付・氏名は右寄せで記載することが一般的とされています。
宛名（会社名・代表者名）は氏名よりも左側か、文書の末尾に記載するスタイルが見られます。
横書きの場合、数字はアラビア数字（1・2・3）で書いても問題ないとされていますが、縦書きの場合は漢数字（一・二・三）を使うことが一般的といえるでしょう。
退職理由の書き方と注意点
退職届に記載する退職理由については、一般的に「一身上の都合」という表現が広く使われています。
「一身上の都合」とは、個人的な事情による退職であることを示す表現であり、具体的な理由を記載しなくてよいという点で使い勝手がよい表現といえるかもしれません。
会社に対する不満や人間関係のトラブルなど、具体的な退職理由を書くことは一般的に推奨されておらず、「一身上の都合」に留めることが無難とされているかもしれません。
一方で、会社都合での退職（リストラ・倒産など）の場合は「会社都合」と明記することが、雇用保険の給付などの手続き上で重要になることがあります。
退職理由の記載は、後のトラブルを防ぐためにも、シンプルかつ適切な表現を選ぶことが大切といえるでしょう。
日付・氏名・宛名の正しい書き方
退職届における日付・氏名・宛名の記載には、いくつかのポイントがあります。
日付について：
退職届に記載する日付は「退職届を提出した日付」が基本とされています。
和暦（令和）で記載することが一般的ですが、会社によっては西暦でも問題ない場合があるかもしれません。
氏名・捺印について：
フルネームで記載し、認印（実印でなくてもよい場合が多い）を押すことが一般的です。
捺印は氏名の右側（縦書きの場合は上側）に押すのが基本とされています。
宛名について：
宛名は、一般的には「代表取締役社長 ○○○○ 殿」という形式で記載します。
「殿」は目上の人や組織に対して使われる敬称であり、ビジネス文書では広く使われています。
「様」を使う場合もありますが、どちらが適切かは会社の文化や状況によっても異なる場合があるかもしれません。
シーン別・状況別の手書き退職届の書き方と例文
退職の状況や理由によって、退職届の文面が変わってくることがあります。
ここでは、さまざまな状況に対応できる例文をご紹介します。
一般的な自己都合退職の退職届例文
最も一般的な退職届のスタイルである、自己都合退職の場合の例文を複数パターンご紹介します。
【例文③：標準的な自己都合退職（縦書き・フォーマル版）】
退職届
私儀、このたび一身上の都合により、
令和○年○月○日をもちまして退職いたしたく、
ここに謹んでお届け申し上げます。
令和○年○月○日
○○部○○課
○○○○ 印
○○株式会社
代表取締役社長 ○○○○ 殿【例文④：シンプルな自己都合退職（横書き・スタンダード版）】
退職届
私は、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって
退職いたしたいと存じます。
何卒ご承認くださいますようお願い申し上げます。
令和○年○月○日
○○部 ○○○○ 印
○○株式会社
代表取締役 ○○○○ 殿「何卒ご承認くださいますよう」という一文を加えることで、より丁寧で礼儀正しい印象の退職届になると考えられます。
退職願として提出する場合の書き方と例文
退職届ではなく退職願として提出する場合の書き方についても確認しておきましょう。
【例文⑤：退職願（縦書きスタイル）】
退職願
私儀、このたび一身上の都合により、
誠に勝手ながら令和○年○月○日をもちまして
退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
令和○年○月○日
○○部 ○○○○ 印
○○株式会社
代表取締役社長 ○○○○ 殿退職届と退職願の主な違いは、タイトルと本文中の表現です。
退職届では「お届け申し上げます」と表記するのに対し、退職願では「お願い申し上げます」という表現を使うことが一般的とされています。
「誠に勝手ながら」という表現を添えることで、一方的な意思表示ではなく、相手への配慮が感じられる文面になると考えられます。
即日退職・短期間での退職が必要な場合の書き方
やむを得ない事情により即日退職や短期間での退職が必要になる場合の書き方についても触れておきます。
【例文⑥：やむを得ない事情による早急な退職の退職届】
退職届
私儀、一身上のやむを得ない事情により、
誠に突然ではございますが、令和○年○月○日を
もちまして退職いたしたく、ここにお届け申し上げます。
ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
令和○年○月○日
○○部 ○○○○ 印
○○株式会社
代表取締役社長 ○○○○ 殿即日退職や短期間での退職を申し出る場合は、法律上の問題や会社との交渉が必要になることがあります。
「やむを得ない事情」の具体的な内容については、書面には記載せず、口頭で誠実に説明する機会を設けることが望ましいかもしれません。
退職届にはお詫びの一言を添えることで、誠意が伝わりやすくなると考えられます。
定年退職・任期満了による退職の書き方と例文
定年退職や任期満了による退職の場合は、「一身上の都合」ではなく、それぞれの事由を明記することが適切とされています。
【例文⑦：定年退職の退職届】
退職届
私儀、令和○年○月○日をもちまして
定年を迎えるにあたり、退職いたしたく、
ここにお届け申し上げます。
在職中はひとかたならぬご指導を賜りましたことを
深く感謝申し上げます。
令和○年○月○日
○○部 ○○○○ 印
○○株式会社
代表取締役社長 ○○○○ 殿定年退職の場合は、感謝の言葉を一文添えることで、長年の在職に対する感謝の気持ちが伝わりやすくなるかもしれません。
手書き退職届の書き方で気をつけたいポイントと注意事項
退職届を手書きで作成する際には、内容だけでなく、用紙の選び方・ペンの選び方・修正方法など、細かな点にも気をつけることが大切といえます。
ここでは、手書き退職届ならではの注意点をまとめてご紹介します。
用紙・封筒の選び方
退職届に使用する用紙については、白無地の便箋を使用することが一般的とされています。
縦書きの場合は、罫線入りの縦書き用便箋（B5またはA4サイズ）を使用するとよいかもしれません。
横書きの場合は、A4またはB5の白無地の用紙が適していると考えられます。
市販の「退職届用紙」として販売されている専用の用紙を使う方法もあり、フォーマットが整っているため使いやすい場合があるかもしれません。
封筒については、白無地の封筒を使用することが一般的とされており、郵便番号枠のないものを選ぶことが望ましいでしょう。
封筒の表面には「退職届」と縦書きで記載し、裏面には所属部署と氏名を書き添えておくと丁寧な印象を与えられると考えられます。
ペン・インクの選び方と字の丁寧さ
手書きの退職届には、ボールペンまたは万年筆を使用することが一般的とされています。
消えるタイプのボールペン（フリクションペンなど）は書類に使用するには適さないとされているため、必ず水性または油性の消えないボールペンを選ぶことが大切といえます。
インクの色は、黒または濃紺を使用することが基本とされており、青や他の色のインクは避けるほうが無難かもしれません。
文字は、できる限り丁寧に、読みやすい字で書くことが大切です。
上手な字でなくても、丁寧に書こうとする姿勢が伝わることが重要といえるでしょう。
殴り書きや雑な字は相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があるため、時間に余裕を持って作成することが望ましいかもしれません。
間違えた場合の対処法
手書きで退職届を作成する際、書き間違えてしまうことがあるかもしれません。
退職届のような重要な書類には、修正テープや修正液を使用することは一般的に推奨されていないとされています。
書き間違えた場合は、新しい用紙に書き直すことが最善の方法といえるでしょう。
「訂正印を押せばよいのでは」と考える方もいるかもしれませんが、退職届のような公的な意味を持つ書類に訂正印を使用することは避けることが望ましいとされています。
あらかじめ下書きをして内容と配置を確認してから清書するという流れが、失敗を防ぐうえで有効かもしれません。
余分に用紙を用意しておくと、書き直しが必要になった際に慌てずに対応できるでしょう。
手書き退職届でよくある失敗と注意事項
手書きの退職届でありがちな失敗や注意すべき点についてもご紹介します。
日付の誤記について：
提出日と退職希望日を混同してしまうケースがあるかもしれません。
「提出日（今日の日付）」と「退職予定日（最終出勤日など）」の2つの日付を正確に書き分けることが重要といえます。
宛名の誤記について：
代表取締役の名前や会社名の漢字を誤って記載してしまうケースも見られるようです。
事前に正確な社名・代表者名を確認してから記載することが大切でしょう。
署名・捺印の抜けについて：
氏名を書いたが捺印を忘れてしまうケースもあるかもしれません。
提出前に必ず全体を確認するとよいでしょう。
縦書き・横書きの混在について：
縦書きの文書中にアラビア数字を使用するなど、縦書きと横書きのルールが混在してしまうことがあるかもしれません。
縦書きの場合は漢数字を使い、横書きの場合はアラビア数字を使うことが自然な書き方とされています。
手書き退職届の例文と書き方についてのまとめ
今回は退職届の手書きの書き方と例文についてお伝えしました。以下に、今回の内容を要約します。
・「退職届」は退職の意思を届け出る書類であり、承認を求める「退職願」とは性格が異なる
・手書きの退職届は本人の意思表示の証明として重視されることがあり、誠意が伝わりやすい側面もある
・退職届の提出前に直属の上司へ口頭で意思を伝えることが一般的な手順とされている
・提出タイミングは会社の就業規則に従うことが基本で、一般的には退職希望日の1〜2ヶ月前が目安とされる
・基本要素は「タイトル」「退職の意思と理由」「退職予定日」「提出日」「氏名・捺印」「会社名・宛名」の6点が目安である
・縦書きが伝統的なスタイルとされているが、会社の指定に応じて横書きも使われる
・縦書きの場合は漢数字、横書きの場合はアラビア数字を使うことが自然な書き方とされる
・退職理由は「一身上の都合」と記載することが一般的であり、具体的な理由の記載は避けるほうが無難といえる
・「私儀（わたくしぎ）」は謙遜の意味を持つ文語的な書き出しとしてフォーマルな退職届でよく使われる
・宛名は「代表取締役社長 ○○○○ 殿」という形式が一般的に使われることが多い
・用紙は白無地の便箋、封筒も白無地のものを選ぶことが望ましいとされる
・ペンは消えないボールペンまたは万年筆（黒または濃紺）を使用することが基本といえる
・書き間違えた場合は修正テープや訂正印ではなく、新しい用紙への書き直しが望ましい
・定年退職・即日退職など特殊な状況では理由や状況に応じた文面のアレンジが必要になることがある
退職届は、長年お世話になった会社への最後の正式なご挨拶ともいえる大切な書類です。
今回ご紹介した例文や書き方のポイントを参考に、丁寧に作成することで円満な退職につながるかもしれません。
手書きの退職届を丁寧に仕上げることが、次のステップへの誠実な第一歩になるかもしれません。
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